Styrelsen behandler personoplysninger i forbindelse med håndtering af netværksgrupper, arbejdsgrupper mv.
Styrelsen håndterer personoplysninger på deltagere i netværksgrupper, arbejdsgrupper mv., som nedsættes under styrelsen og/eller i samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Der behandles personoplysninger som led i etableringen og driften af grupperne.
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne tilmelde en deltager til det pågældende netværk, arbejdsgruppe mv. Og efterfølgende dele information, viden og erfaringer via en google-gruppe.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i at tilmelde medlemmer til netværk, arbejdsgrupper mv. er normalt databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter styrelsen kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt.
Styrelsen behandler personoplysninger om personer, som tilmelder sig et netværk, arbejdsgruppe mv.
Styrelsen behandler kontaktoplysninger med henblik på at tilmelde deltagerne til netværksgrupper, arbejdsgrupper mv., herunder de tilknyttede google-grupper.
Hvis gruppen er etableret i samarbejde med andre myndigheder/aktører videregives personoplysninger til disse.
Det bemærkes, at Uddannelses og Forskningsministeriets databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.
I tilfælde hvor deltagelsen vedrører udvalg, arbejdsgrupper mv. under andre myndigheder/samarbejdspartnere, videregives personoplysninger til den pågældende myndighed/samarbejdspartner.
Kontaktoplysningerne stammer fra personen selv. Der vil ofte være tale om offentligt tilgængelige oplysninger.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.
