Optagelse på de videregående uddannelser

 I forbindelse med koordinationen af optagelsen på de videregående uddannelser behandler Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og den eller de videregående uddannelsesinstitutioner en række personoplysninger.

Behandling af personoplysninger sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningen[1] og databeskyttelsesloven[2]. Nedenfor kan du læse nærmere om styrelsens behandling af personoplysninger.

Dataansvarlig:

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med koordinationen af optagelse på videregående uddannelser omfattet af Den Koordinerede Tilmelding, imens oplysningerne behandles af styrelsen.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller vil benytte dig af dine rettigheder, som er beskrevet i denne oplysningstekst, finder du vores kontaktoplysninger her:

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Haraldsgade 53

2100 København Ø

Telefon: 72 31 78 00

E-mail: ufs@ufm.dk

Uddannelsesinstitutionerne bliver selvstændigt dataansvarlig for de personoplysninger, som den henter om dig fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsens it-systemer og den efterfølgende kommunikation mellem dig og uddannelsesinstitutionen for at kunne behandle din ansøgning (se afsnittet” Formål med behandling af dine personoplysninger”).

Hvis du har spørgsmål til en uddannelsesinstitutions behandling af dine personoplysninger eller vil benytte dig af dine rettigheder, som er beskrevet i denne oplysningstekst, skal du kontakte den pågældende institution.

Databeskyttelsesrådgiver

Styrelsen har en databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver styrelsen om reglerne for behandling af personoplysninger. Styrelsens databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på følgende måder:

E-mail: dpo@ufm.dk

Telefon: 7231 8144

Brev: Uddannelses- og Forskningsministeriet, Bredgade 40-42, 1260 København K, “att. databeskyttelsesrådgiver”.

Formål med behandling af personoplysninger

Det overordnede formål med behandlingen af personoplysninger er koordinationen af optagelsen til de videregående uddannelser i Danmark.

Der behandles personoplysninger i forbindelse med at registrere uddannelser og uddannelsesudbud og adgangskrav.

Der behandles personoplysninger i forbindelse med at modtage ansøgninger og prioriteringslister og videregive dem til uddannelsesinstitutionerne til sagsbehandling. Oplysningerne anvendes til at vurdere, om ansøgerne opfylder adgangskravene og melde resultatet heraf til styrelsen, som fordeler studiepladser i overensstemmelse med ansøgernes prioriteringer og den tilgængelige pladskapacitet på uddannelsesudbuddene.

Resultatet af fordelingen videregives til uddannelsesinstitutionerne, som står for udsendelse af optagelsesbreve, mens styrelsen på vegne af institutionerne udsender digitale afslagsbreve og beskeder til afviste ansøgere.

Behandling til statistikformål

Data viderebehandles til statistikformål. Visse udenlandske eksamensbeviser fra udvalgte lande behandles til brug for dannelse af omregningstabeller ved hjælp af machine learning, så der sikres en retvisende omregning af karakterer fra de udvalgte landes karakterskalaer til den danske karakterskala. 

Alle machine learning resultater kontrolleres af en medarbejder.

Behandling for at sikre systemerne fungerer korrekt og til videre udvikling

Oplysningerne kan desuden behandles i det omfang, det er nødvendigt for drift, fejlretning og videreudvikling af systemerne under passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Personoplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter behandling er lovlig hvis:

”Artikel 6 […]

e) behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.”

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har fået pålagt myndighedsopgaven med at varetage opgaven vedrørende koordineringen af optagelsen på de videregående uddannelser. Der henvises i den forbindelse til følgende bekendtgørelser:

Lovbekendtgørelse nr. 1689 af 13. august 2021 om adgangsregulering ved videregående uddannelser

Bekendtgørelse nr. 78 af 18 januar 2022 om digital kommunikation ved ansøgning om optagelse på videregående uddannelse

Bekendtgørelse nr. 288 af 17. februar 2026 om adgang til universitetsuddannelser tilrettelagt på heltid og erhvervskandidatuddannelser

Bekendtgørelse nr. 199 af 28. januar 2026 om adgang til erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser

Bekendtgørelse nr. 251 af 5. februar 2026 om adgang til videregående kunstneriske uddannelser tilrettelagt på heltid

Styrelsen behandler følgende personoplysninger:

Ansøgere:

CPR-nummer (databeskyttelseslovens § 11) ☒CPR-nummer

Oplysninger om strafbare forhold (artikel 10) ☐ Straffedomme og lovovertrædelser

Følsomme oplysninger (artikel 9) ☐ Race eller etnisk oprindelse ☐ Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning ☐ Fagforeningsmæssige forhold ☐ Genetiske data ☐ Biometriske data med henblik på entydig identifikation ☒ Helbredsoplysninger ☐ Seksuelle forhold/orientering

• Stamoplysninger (cpr.-nr., tekniske oplysninger relateret til MitID, navn, adresse, postnr. og by, e-mail, telefonnummer, statsborgerskab)
• Ansøgers eventuelle ønske om optagelse efter den grønlandske særordning)
• Adgangsgrundlag og oplysninger forbundet hermed (karakterer, fag, gennemsnit, udstedende skole m.v., evt. supplerende fag)
• Uddannelsesvalg (f.eks. prioritering af uddannelser, karaktergennemsnit, evt. beståede prøver på gymnasialt niveau udover adgangsgivende eksamen, evt. forventet bestået supplering, evt. ønsker til studieretning, evt. ønsker til standby, evt. ønsker til studiestart, evt. tilsagn fra sidste år, evt. særlig tilladelse til at søge uden optagelse uden adgangsgivende eksamen,
• Udfald af uddannelsesinstitutioners sagsbehandling af ansøgningerne (optagelsesberettiget eller ej)
• Resultatet af styrelsens koordination af ansøgningerne i sommeroptagelsen
• Resultatet af styrelsens efterbehandling af ansøgere, som er optaget i efteroptagelsen eller i selvstændig vinteroptagelse udenom KOT.
• Eventuelle bilag uploades som dokumentation i pdf-format og medsendes til de institutioner, som ansøger markerer som modtagere af bilagene. Bilagene er typisk dokumentation for kvote 2 oplysninger såsom erhvervserfaring, erhvervspraktik, militærtjeneste, barsel, optagelsesprøve, motiveret ansøgning og øvrig dokumentation, som ansøger ønsker taget i betragtning i sagsbehandlingen.

Bilagene kan også indeholde følsomme oplysninger som helbredsoplysninger (f.eks. lægeerklæringer eller journaler), der vedlægges som dokumentation i en dispensationsansøgning.

Visse udenlandske eksamensbeviser kan behandles til statistik ved hjælp af machine learning

Styrelsen udtrækker hvert år udenlandske eksamensbeviser fra udvalgte lande til statistisk brug, så der kan dannes en omregningstabel til brug for fremtidige ansøgere med udenlandske eksamensbeviser. Tabellen bruges til at omregne karaktergennemsnit fra det udenlandske karaktergennemsnit til et dansk karaktergennemsnit. Det varierer fra år til år, hvilket lande der bruges eksamensbeviser fra.

Der bruges machine learning til registrering af eksamenskarakteren. Alle machine learning resultater kontrolleres af en medarbejder.

Registrerede medarbejdere på uddannelsesinstitutionerne, som er involveret i administration af uddannelsesudbud.

Der behandles almindelige oplysninger (artikel 6), herunder:

• Navn, e-mail, telefon, tilknyttet uddannelsesinstitution, afdeling
• Oplysninger tilknyttet MitID Erhverv

Registrerede medarbejdere i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og Styrelsen for IT og Læring, som er involveret i administration af uddannelsesudbud, sagsbehandling af ansøgere og drift af it-systemerne

Der behandles almindelige oplysninger (artikel 6), herunder:

• Navn, e-mail, telefon, tilknyttet uddannelsesinstitution, afdeling
• Oplysninger tilknyttet MitID Erhverv

Videregivelse af personoplysninger

Personoplysningerne videregives til de videregående uddannelsesinstitutioner, som du har søgt optagelse på med henblik på sagsbehandling af ansøgningerne.

Desuden videregives personoplysningerne til Danmarks Statistik som led i styrelsens statistiske arbejde, ligesom personoplysningerne videregives til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement til brug for forskning og statistik.

Oplysningerne kan videregives til andre parter til brug for forskning og statistik.

Overføres personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer?

Der overføres ikke personoplysninger til 3. lande.

Hvor stammer personoplysninger fra

Styrelsen behandler personoplysninger, som ansøgerne har afgivet i forbindelse med ansøgning om optagelse på de videregående uddannelser.

Styrelsen behandler personoplysninger om ansatte på uddannelsesinstitutioner, som benytter selvbetjeningsløsning og hjemmesider til at oprette uddannelsesudbud og indberette ansøgere til styrelsen.

Har ansøger søgt med MitID, er der afhentet personoplysninger fra CPR-registret, ligesom eventuelle eksamensbevis er afhentet fra Eksamensdatabasen, såfremt det er tilgængeligt.

Tidsrum for opbevaring af personoplysningerne

Alle oplysninger på Optagelse.dk om ansøgerne, inkl. uploadede filer, som er afgivet på www.optagelse.dk, bliver slettet fra Optagelse.dk efter hver optagelsesrunde.

Styrelsen beholder nogle af oplysningerne i eget fagsystem i op til 10 år, hvorefter de slettes.

Uddannelsesinstitutionerne er dog forpligtede til at opbevare dine oplysninger i egne studieadministrative systemer i et antal år i overensstemmelse med gældende regler.

Er du som ansøger forpligtet til at afgive oplysninger?

Hvis du ønsker at søge optagelse på en videregående uddannelse i Danmark, er det obligatorisk at afgive de nødvendige oplysninger.

Hvis du er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Digital Post efter regler udstedt i medfør af § 5, stk. 1, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere, og ønsker at benytte et alternativ til Optagelse.dk, skal du kontakte den uddannelsesinstitution, som du ønsker at søge optagelse på.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i forhold til styrelsens behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte styrelsen, som også kan give dig nærmere informationer om rettighederne.

Se mere om dine rettigheder nedenfor:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til indsigt i behandlingen af dine oplysninger. Dette betyder, at du med visse undtagelser har ret til at få at vide, om styrelsen behandler oplysninger om dig, samt i givet fald at se oplysningerne.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Uddannelsesinstitutionerne og styrelsen skal behandle rigtige og ajourførte oplysninger. Skulle det vise sig, at vi behandler fejlagtige personoplysninger om dig har du ret til at få personoplysningerne rettet.

Frem til den 5. juli kan du selv rette oplysningerne på www.optagelse.dk. Efter den 5. juli kan du kontakte styrelsen, hvis du har spørgsmål vedrørende dine prioriteringer og den ansøgte uddannelsesinstitution, hvis du har spørgsmål vedrørende din ansøgning.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for styrelsens almindelige generelle sletning. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og uddannelsesinstitutionerne er imidlertid underlagt regler, som betyder, at vi i mange tilfælde ikke må slette de oplysninger, der behandles.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at opnå begrænsning i behandling af dine personoplysninger, hvilket betyder, at styrelsens og uddannelsesinstitutionerne ikke må behandle dine personoplysninger, bortset fra at opbevare dem.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvilket betyder, at dine personoplysninger ikke længere må behandles. Dette gælder dog ikke, hvis der er påviselige vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Spørgsmål til styrelsens behandling af personoplysninger

Hvis du har spørgsmål til styrelsens behandling af dine personoplysninger i forbindelse med en konkret sag, kan du kontakte styrelsen eller styrelsens databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiverens kontaktoplysninger kan du se ovenfor.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som styrelsen behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.