Administrer dit tilskud fra 2024 til et Small-scale Partnership

Kontraktbilag

Din kontrakt henviser til disse to dokumenter. Det er de regler, du skal følge, når du administrerer Erasmus+ projektet.

• Annex 2 - Specific rules (pdf)
• Annex 3 - Accession form for beneficiaries (docx)

Hvis du har spørgsmål til kontraktbilagene, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

Administrative dokumenter 

De administrative dokumenter hjælper dig, når du administrerer dit tilskud i løbet af projektperioden, og når du skal afrapportere dit tilskud i Beneficiary Module (afrapporteringsmodul).

Samarbejdsaftale mellem projektpartnere

Et small-scale partnership er et samarbejdsprojekt med flere partnere involveret. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at indgå en partskabsaftale.

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har udarbejdet en kort vejledning om, hvad en samarbejdsaftale kan indeholde. 

• Vejledning om udarbejdelse af samarbejdsaftale

Ændring i partnerskab i godkendt samarbejdsprojekt

Hvis der må ske ændringer i partnerskabet, skal der fremsendes en anmodning til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen om at få godkendt ændringen. I nedenstående skabeloner får du svar på, hvilke dokumenter der skal fremsendes sammen med anmodningen.

• Skabelon til anmodning om tilføjelse af ny partner i et KA2-projekt
• Skabelon til anmodning om ændring, hvis en partner forlader et KA2-projekt

Brug af underleverandør i KA2-projekt

At bruge en underleverandør betyder, at en opgave i projektet udføres af en ekstern person eller virksomhed, som ikke er ansat hos partnerne i projektet, og som arbejder selvstændigt uden partnernes daglige ledelse. 

Underleverandører må gerne benyttes i et KA2-projekt, men der knytter sig særlige regler i brugen af underleverandører. Det er blandt andet vigtigt, at underleverandører ikke bruges til at løse kerneopgaver i projektet. 

Hvis du bruger underleverandører i dit projekt, skal du orientere dig grundigt i denne vejledning og kontakte styrelsen, hvis der opstår spørgsmål. 

Læs vejledning om bug af underleverandør i KA2-projekt

Skabeloner til dokumentation af afholdte aktiviteter og udgifter

Du skal kunne fremvise dokumentation for, at alle aktiviteter i projektet er gennemført. Det er derfor vigtigt, at du fra starten af projektperioden skaber dig et overblik over, hvilken dokumentation du kan indsamle for hver af de aktiviteter, som partnerskabet skal gennemføre i projektet. Indsamler du deltagerlister eller deltagerbeviser, er herunder nogle skabeloner, som du kan anvende. Tro- og loveerklæring kan kun anvendes i særlige tilfælde, såfremt original dokumentation er bortkommet. 

Skabelon til deltagerbevis (docx)

Skabelon til deltagerliste (docx)

Tro og love erklæring (docx)

Valutakurs

I jeres kontrakt, artikel 21.3 og i Data Sheet (fodnote 2 under afsnit ”4.2: Reporting and payment modalities”) finder du kravene til omregning af forskellige valutaer til euro. Du kan også få hjælp ved at klikke på linket:

• Hjælp til udregning af valutakurs (pdf)

Underskrifter

I retningslinjerne for underskrifter kan du læse mere om, hvornår en underskrift skal være fysisk, og hvornår du kan anvende digital underskrift, når du skal underskrive de forskellige dokumenter, der anvendes inden for Erasmus+.

Hent retningslinjer for underskrifter

Hvis du har spørgsmål til skabeloner, beregning af valutakurs eller retningslinjer for underskrifter, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

Programme Guide   

Alle regler for et Erasmus+ Small-scale Partnership 2024 for almen voksenuddannelse og folkeoplysning findes i Programme Guide.

• Programme Guide 2024

Erasmus+ Guides

”Håndbog om finansieringsmodel (lump sum)” er et vigtigt hjælpeværktøj til projektstyring i samarbejdsprojekter (KA2). Her kan du finde svar på de fleste spørgsmål, som ikke besvares af Erasmus+ Programguiden,. Du finder også her svar på, hvad du skal være opmærksom på i  forbindelse med afrapportering af jeres projekt. 

• Handbook on the lump sum funding model 

Beneficiary Module

Beneficiary Module (BM) er det system, som du skal anvende til at administrere jeres tilskud fra Erasmus+, så du og dine partnere hele tiden har overblik over jeres forbrug. Det er også i dette system, at afrapportering for projektet skal udarbejdes.

• Læs om Beneficiary Module (BM)

Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

ORS-Organisation Registration System  

Formidling af dit projekt

Formidling af Erasmus+-projektet er en del af administrationen. Det er vigtigt, at du husker at bruge EU-emblemet i forbindelse med formidlingen eller ved offentliggørelse af fremstillede produkter. Du vælger selv, om du vil bruge emblemet 'Funded by the European Union' eller 'Co-funded by the European Union'. 

• Læs om formidling og krav til brug af EU-emblem
• Her finder du EU-emblemet

Hvis du har spørgsmål til formidling af dit projekt, så kontakt Jannie Henneberg Jørgensen eller Emil Thirup-Sorknæs

Final report

Når dit projekt er slut, skal du skrive en final report (afrapportering). Skemaet til denne er tilgængelig i Beneficiary Module fra projektets start, så der løbende kan arbejdes på den.

Du har 60 dage fra projektets slutdato til at indsende afrapporteringen via Beneficiary Module (BM). Du skal også stille dine resultater til rådighed for offentligheden samt uploade disse på Erasmus+ Project Results Platform via Beneficiary Module. Afrapporteringen bliver vurderet af eksterne eksperter, og du vil efter endt vurdering modtage evalueringen samt besked om den sidste rateudbetaling.

• Gå til 'Erasmus+ Project Results Platform'
• Se vejledning om hvad du skal uploade på Project Results Platform

Behandling af data og personoplysninger

Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres Erasmus+-tilskud. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

• Læs om Europa-Kommissionens opbevaring og beskyttelse af dine data

Klagevejledning

Du har mulighed for at klage til Forsknings-, Uddannelses- og Digitaliseringsministeriet (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (uddprogram@ufm.dk). Klagefristen er to uger fra den dag, at afgørelsen er meddelt dig. Du bedes angive ”Klage over afgørelse iht. Erasmus+” i emnefeltet på din e-mail.

Hvis styrelsen fastholder afgørelsen, vil styrelsen udarbejde en udtalelse, som du får mulighed for at kommentere inden for en frist af mindst en uge. Udtalelsen og dine eventuelle bemærkninger hertil vil sammen med din klage og sagens materiale blive sendt til Forsknings-, Uddannelses- og Digitaliseringsministeriet, som behandler klagen.