Administrer dit tilskud fra 2026 til ophold i udlandet for elever, lærlinge og ansatte

Har du fået tilskud til et ophold i udlandet for elever, lærlinge og ansatte i 2026? Her på siden finder du relevante dokumenter til administration af dit tilskud.

Kontraktbilag 

Tilskud som akkrediteret organisation (KA121)

Hvis din institution eller organisation er akkrediteret og har fået tilskud til et projekt på egne vegne (KA121), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres  tilskud fra Erasmus+.

Tilskud som koordinator for et konsortium (KA121)

Hvis din institution eller organisation er akkrediteret som koordinator for et konsortium og har fået tilskud til et projekt for et konsortium (KA121), er det disse fire dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres tilskud fra Erasmus+.

Tilskud til enkeltstående projekt/'Short-term project" (KA122)

Hvis din institution eller organisation har fået tilskud til enkeltstående projekt/'Short-term project' (KA122), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres tilskud fra Erasmus+.

Aftalebilag

Aftalebilag er en række aftalepapirer, der skal indgås mellem udlandsopholdets parter. Dvs. den udsendende organisation i Danmark, den danske deltager og værtsorganisationen i udlandet. Inviteres en udenlandsk ekspert til Danmark, er der også et aftalebilag for ekspertens undervisningsophold i Danmark. 

Aftalebilagene skal tre ting:

  1. Klarlægge den enkelte deltagers tilskud og opholdsbetingelser (kun ved individuelle ophold). Det gør en såkaldt modelkontrakt.
  2. Definere deltagerens eller gruppens forventede læringsudbytte. Det gør en såkaldt Learning Agreement eller et Learning Programme (for grupper). 
  3. Dokumentere, at opholdet inklusiv læringen fandt sted. Det gør et deltagerbevis (fx et Europass learning certificate eller et Learning Agreement Complement-dokument). 

Aftalebilagene skal være dateret korrekt og underskrevet. Det er aftalebilagene, vi i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen vil se, når/hvis der foretages kontrolbesøg, eller hvis I bliver udtrukket til et desk check (bilagskontrol).

Modelkontrakter/Participant Grant Agreements: 

For alle individuelle ophold er det påkrævet, at der forud for opholdet underskrives en aftale mellem den danske, udsendende organisation og den danske deltager om opholdets økonomi og øvrige betingelser. Benyt derfor et af to nedenstående, der er enslydende. Det ene er blot oversat til dansk. Vi anbefaler, at I bruger det danske dokument, medmindre der er tale om en engelsktalende elev/medarbejder eller udenlandsk ekspert. 

Learning Agreements og deltagerbeviser

Europass learning agreements and certificates:

Fra kontraktårgang 2025 anbefales det, at I som tilskudsmodtagere benytter de aftalebilag (Europass learning agreements and certificates), som kan genereres direkte i Beneficiary Module (BM) - det system, hvori jeres tilskud fra Erasmus+ administreres.  

OBS ift. ovenstående to eksempler: Det er ikke meningen, at disse udfyldes i Word, men inde på platformen Beneficiary Module, hvor man kan benytte rullemenuer, til- og fravælge sektioner etc.  

Særligt dokument til udenlandske eksperter:
Arrangerer I, at en udenlandsk ekspert skal komme til jeres danske organisation, kan I imidlertid ikke generere det relevante aftalebilag i Beneficiary Module (BM), men kan benytte denne word-skabelon:

Særlige deltagerbeviser til forberedende besøg og til medfølgende lærere:

Arrangerer I et forberedende besøg, kan I heller ikke generere de relevante aftalebilag i BM. Der er imidlertid heller ikke et krav om, at der udarbejdes en learning agreement, da besøgene, som navnet antyder, har mere forberedende karakter. Det vil altså være tilstrækkeligt med en modelkontrakt, der fastsætter tilskuddet og et deltagerbevis, der bevidner, at det forberedende besøg fandt sted. 

 For lærere, der rejser med elever ud eller besøger elever på individuelle ophold undervejs, kan I også nøjes med at udarbejde en modelkontrakt, der fastsætter tilskuddet og et deltagerbevis, der bevidner, at de var afsted.

Download skabelon til deltagerbevis for forberedende besøg (word)

Download skabelon til deltagerbevis for medfølgende lærere (word)

Særligt deltagerbevis for "Skills competitions"

Deltagere i "Skills competition" skal dokumentere deres ophold med et deltagerbevis, som skal underskrives af deltager, sending og hosting/skills competition organisation i udlandet. Der kræves ikke indgåelse af learning agreement for disse ophold.

Download skabelon til deltagerbevis for "Skills competitions" (word)

Fortsat mulighed for at benytte de "gamle" word-dokumenter:

Hvis I oplever problemer med at generere learning agreements og deltagerbeviser (certificates) i BM, har I fortsat mulighed for at benytte aftalebilagene knyttet til 2024-bevillingerne til 2026-bevillingerne. I skal i det tilfælde blot huske at ændre fra 2024 til 2026 i dokumenternes sidehoved.

Administrative dokumenter

De administrative dokumenter hjælper dig, når du afrapporterer dit tilskud i Beneficiary Reports Module (afrapporteringsmodul).

Søg om tilskud til deltagere med særlige behov (kun KA121)

I kan søge om ekstra midler til meromkostninger (der ikke kan dækkes med standardtilskuddet) for deltagere med særlige behov. Dette ekstra tilskud kan bevilges i situationer, hvor en person ellers ville have været forhindret i at deltage i mobiliteten. I skal søge om dette tilskud særskilt ved at udfylde og indsende nedenstående ansøgningsskema.

Bemærk: For bevillinger tildelt i 2026 kan I anmode om supplerende tilskud (inklusion support) i perioden 1. juni 2026 til 31. maj 2027.

I Erasmus+ Programme Guide 2026 kan du læse mere "Inclusion Support" inden for erhvervsrettet grund- og efteruddannelse på side 100. 

Erasmus+ Programme Guide    

Alle regler for et Erasmus+ mobilitetsprojekt 2026 for erhvervsrettet grund- og efteruddannelse findes i Programme Guide.

Regler for budgettildeling til akkrediterede organisationer (kun KA121)

Da I fik tildelt tilskud som akkrediteret organisation i 2026 skete det på baggrund af en række faktorer og prioriterede kategorier. I reglerne for budgettildeling kan du læse mere om, hvordan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen prioriterede tildeling af tilskud.

Håndbøger og vejledninger

Hvis I bruger de såkaldte ”supporting organisations” til at bistå med den praktiske implementering af jeres projekt, kan I hente gode råd og inspiration i den vejledning, som Europa-Kommissionen har udarbejdet sammen med de nationale kontorer for Erasmus+. Heri findes også en definition af en ”supporting organisation”, og en beskrivelse af hvilke opgaver I selv skal varetage som projektkoordinator.

Beneficiary Module

Beneficiary Module (BM) er systemet til at administrere alle projekter med tilskud fra Erasmus+

Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module, så kontakt os på 

ORS-Organisation Registration System

I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der deltager i projekter med tilskud fra Erasmus+.

Se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.

Online Language Support  

Online Language Support (OLS) er en platform, der tilbyder alle deltagere i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps sproglig støtte. 

Formidling af projekt

Formidling af jeres projekt er en del af administration af jeres tilskud fra Erasmus+.

Behandling af data og personoplysninger

Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres tilskud fra Erasmus+. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

Klagevejledning

Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriet (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (uddprogram@ufm.dk). Klagefristen er to uger fra den dag, at afgørelsen er meddelt dig. Du bedes angive ”Klage over afgørelse iht. Erasmus+” i emnefeltet på din e-mail.

Hvis styrelsen fastholder afgørelsen, vil styrelsen udarbejde en udtalelse, som du får mulighed for at kommentere inden for en frist af mindst en uge. Udtalelsen og dine eventuelle bemærkninger hertil vil sammen med din klage og sagens materiale blive sendt til Uddannelses- og Forskningsministeriet, som behandler klagen. 

Hjælp til administration       

Har du spørgsmål til afrapportering eller bilag, kontakt 

Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt, kontakt Lars Møller Bentsen eller

Erasmus+